netfiles Datenraum für Sicherheit und DSGVO-Compliance beim Datenaustausch mit Mandanten
Beim Informationsaustausch mit Mandanten spielt die Sicherheit eine ganz zentrale Rolle. Das gilt für Anwälte und Unternehmensberater ebenso wie für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer. Schließlich geht es fast immer um vertrauliche Daten – seien es Steuerunterlagen oder Bilanzen, Verträge oder personenbezogene Informationen, die einem besonderem Datenschutz unterliegen.
Dass der Austausch via E-Mail sich hierfür wenig eignet, liegt auf der Hand. Das größte Manko dabei: Er erfolgt meist unverschlüsselt. Zudem wissen Absender nicht, ob die Dokumente auch tatsächlich beim Mandanten angekommen sind und zur Kenntnis genommen wurden. Vorsicht ist auch bei Cloudspeicher-Diensten wie Dropbox, Google Drive oder Microsoft OneDrive geboten. Sowohl beim Thema IT-Sicherheit, als auch in Sachen Datenschutz. Hier besteht vor allem im Hinblick auf DSGVO-Compliance ein signifikantes Risiko.
Ein virtueller Datenraum – ideal für den Datenaustausch mit Mandanten
Ganz anders sieht es beim Einsatz eines virtuellen Datenraums (VDR) für die Mandantenkommunikation aus. Ein ausgereifter VDR wie netfiles gewährleistet nicht nur Sicherheit und Datenschutz. Er lässt sich auch in kürzester Zeit einrichten, ist ohne die Installation von Software nutzbar und sehr einfach in der Handhabung.
Sicherheit großgeschrieben
Sowohl bei der Übertragung, als auch bei der Speicherung in Ihrem netfiles Datenraum, sind alle Dokumente 256-Bit-verschlüsselt. Über einfach zu vergebende Zugriffsrechte legen Sie fest, ob Ihre Mandanten Dokumente bearbeiten und in den Datenraum hochladen dürfen, ob sie sie zumindest herunterladen und drucken, oder nur einsehen dürfen. Ihre Mandanten können auch Ihnen wichtige Unterlagen sicher zur Verfügung stellen, beispielsweise gegengezeichnete Verträge oder Belege für die Steuererklärung.
netfiles legt höchsten Wert auf Datenschutz und Sicherheit: Wir sind ein deutsches Unternehmen mit Sitz, Entwicklung und Hosting in Deutschland und erfüllen die strengen Auflagen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Unsere IT-Sicherheitsverfahren wurden vom TÜV Süd nach ISO/ IEC27001 zertifiziert.
Bestens organisiert
Zur optimalen Übersicht können Sie in netfiles für jeden Mandanten einen eigenen Ordner mit verschiedenen Unterordnern anlegen und dafür individuelle Zugriffsrechte vergeben. So haben Sie und Ihr Kanzlei-Team immer alle relevanten Dokumente zu einem Mandanten im Zugriff – auch von unterwegs. Egal ob von Ihrem Laptop, Tablet oder Smartphone.
Räumen Sie Ihrem Mandanten Schreibrechte für einen oder mehrere Ordner ein, entfällt das unübersichtliche Hin und Her von E-Mails und Sie vermeiden das Versions-Chaos, das dadurch oft entsteht. Alle Beteiligten sind auf demselben Informationsstand und haben die relevanten Dokumente rund um die Uhr zur Verfügung.
Als Anwalt oder Berater können Sie sich darauf verlassen, dass Dokumente Ihren Mandanten sicher bereitgestellt wurden und können bei Bedarf kontrollieren, ob Dokumente bereits gelesen oder heruntergeladen wurden.
Sofort startklar
Weder Sie noch Ihr Mandant müssen eine Software installieren, um netfiles nutzen zu können. Ein Webbrowser genügt. Sie können daher sofort loslegen, ohne Ihre IT-Abteilung oder Ihren IT-Verantwortlichen zu involvieren. Auch ist keine Schulung notwendig, denn die Bedienung ist ähnlich einfach, wie Sie es von Ihrem Windows-Dateimanager oder dem AppleFinder kennen.
Noch Fragen?
Wir beraten Sie gerne, wie Sie den netfiles Datenraum am besten für Ihre Mandantenkommunikation einsetzen und welche Funktionen netfiles im Einzelnen bietet. Kontaktieren Sie uns – wir freuen uns, von Ihnen zu hören!