Sicherer Datenaustausch: Virtuelle Datenräume auf dem Vormarsch
Selbst kleine Unternehmen agieren heute regelmäßig standortübergreifend und tauschen dabei sensible Daten und Dateien mit Kollegen, Kunden oder Lieferanten aus. Viele versenden vertrauliche Dokumente jedoch noch immer unverschlüsselt per E-Mail oder greifen zu Cloudspeicher-Services wie Dropbox, Google Drive oder Microsoft OneDrive. Und das, obwohl diese Lösungen Datenschutz, IT-Sicherheit und Compliance nicht vollständig gerecht werden.
Dabei gibt es sichere Plattformen für digitalen Datenaustausch und Online-Zusammenarbeit, die all diese Anforderungen erfüllen: virtuelle Datenräume (Virtual Data Rooms, VDRs). Laut einer Bitkom-Umfrage aus dem Juni 2024 haben 45 Prozent der befragten Unternehmen die Vorteile von VDRs bereits erkannt: 34 Prozent planen künftig einen Datenraum zu nutzen oder diskutieren darüber. Und 11 Prozent der Firmen arbeiten bereits mit einem Datenraum.
Welche Vorteile hat ein virtueller Datenraum?
Ein virtueller Datenraum ist eine sichere Cloud-basierte Plattform, entwickelt zum Speichern, Teilen und Verwalten vertraulicher Geschäftsinformationen und Dokumente. Ein VDR wie der von netfiles zeichnet sich durch ein Höchstmaß an Sicherheit aus. Modernste Verschlüsselungstechnologien wie AES-256 und zertifizierte Rechenzentren etwa sorgen dafür, dass sämtliche Informationen zuverlässig vor Datenverlust und unbefugtem Zugriff geschützt sind.
Über granulare Zugriffsrechte lässt sich präzise festlegen, wer welche Dokumente einsehen, bearbeiten oder herunterladen darf. Zusätzlichen Schutz bieten Wasserzeichen und die Option, sensible Inhalte – wie zum Beispiel personenbezogene Informationen – zu schwärzen.
Berechtigte Nutzer können von überall und jederzeit auf alle Dokumente zugreifen – ganz einfach über einen Webbrowser. Durch die zentrale Datenverwaltung entfällt auch das unübersichtliche Hin und Her von E-Mails und das damit verbundene Kommunikationschaos.
Ein netfiles Datenraum erfüllt zudem die strengen Auflagen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und sorgt somit auch für rechtliche Sicherheit. Dazu gehören unter anderem Funktionen wie das Protokollieren von Aktivitäten: wann ein Zugriff erfolgte, wie lange ein Dokument bearbeitet wurde oder wer Änderungen vorgenommen hat.
Von Due Diligence über Immobilienmanagement bis Mandantenkommunikation
Von einem virtuellen Datenraum profitieren Unternehmen jeder Größe, in denen der Umgang mit sensiblen und vertraulichen Daten zum Alltag gehört. Neben dem Dateiaustausch sind ein effizientes Dokumentenmanagement sowie ein geschützter virtueller Raum für standort- und unternehmensübergreifende Zusammenarbeit zentrale Elemente. Als besonders hilfreich erweisen sich virtuelle Datenräume in den folgenden Bereichen:
Fusionen und Übernahmen (M&A), Due-Diligence-Prüfungen oder Börsengänge: Bereitstellen vertraulicher Geschäftsunterlagen, auch für mehrere Parteien parallel
Immobilienbranche: Managen des Immobilien-Portfolios einschließlich Plänen, Bildern und Verträgen
Baubranche: Projektraum zur Unterstützung von Planung, Management und Controlling; frei definierbare Arbeitsbereiche für das Entwickeln von Ideen
Kanzleien: Sichere Kommunikation zwischen Mandant und Kanzlei – ob Rechtsanwalt, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder Unternehmensberater
Gesundheitswesen: Geschützter Austausch von Patienten- und Forschungsdaten, beispielsweise auch im Rahmen klinischer Forschungen
Auch im Homeoffice, beim Sitzungsmanagement oder bei der Zusammenarbeit von Gremien haben sich virtuelle Datenräume bewährt. Denn überall gilt: Ein virtueller Datenraum ist die sichere Alternative zu E-Mail, FTP oder Cloud-Speichern wie Dropbox.
No Plug & only Play: Einfach nutzen per Webbrowser
Bei einem netfiles Datenraum ist keine Software-Installation erforderlich – ein Webbrowser genügt. Die intuitive Benutzeroberfläche ähnelt dem gewohnten Windows-Dateimanager oder Apple Finder, was den Einstieg erleichtert und aufwendige Schulungen überflüssig macht.
Die Zukunft gehört den Datenräumen
Angesichts steigender Anforderungen an Datensicherheit und -management und der Zunahme von Homeoffices und global agierenden Teams gewinnen virtuelle Datenräume weiter an Bedeutung. Denn nur hier lassen sich selbst sensibelste Informationen sicher austauschen und die Zusammenarbeit über Unternehmen, Branchen und unterschiedliche Standorte hinweg effizient gestalten.
Noch Fragen?
Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie den netfiles Datenraum auch für Ihr Unternehmen einsetzen können? Kontaktieren Sie uns – wir beraten Sie gerne.