Standort- und unternehmensübergreifender Datenaustausch: Virtueller Datenraum contra Cloudspeicher Lösungen
Der Jahreswechsel steht vor der Tür und damit verbunden oftmals auch wieder neue Regelungen, Vorschriften, Richtlinien oder Gesetze. Dies betrifft vor allem die IT-Governance in Ihrem Unternehmen, denn: Das Thema IT-Compliance wird immer komplexer und stellt 2018 zahlreiche neue Anforderungen an Unternehmen und damit Ihre IT Sicherheit. Gleichzeitig werden von einzelnen Fachabteilungen und Mitarbeitern weiterhin Softwarelösungen oder Cloud-Services eingesetzt, die Datenschutz oder Compliance Anforderungen nicht gerecht werden. In diesem Zusammenhang möchten wir Ihnen heute nochmals die zahlreichen Vorteile, die ein virtueller Datenraum gegenüber herkömmlichen Cloudspeicher Lösungen wie Dropbox, Google Drive oder Microsoft OneDrive bietet, im Detail aufzeigen. Die Unterschiede in der Funktionalität betreffen vor allem die sicherheitsrelevanten Funktionen. Virtuelle Datenräume haben sich in den letzten Jahren insbesondere bei Due Diligence Prüfungen (M&A, Finanz- und Immobilientransaktionen) etabliert und bieten vor diesem Hintergrund sehr weitreichende Sicherheits- und Kontrollfunktionen.
Warum nicht Dropbox, Google Drive oder Microsoft OneDrive als Cloudspeicher für Unternehmen? Nicht wenige Fachabteilungen in Unternehmen nutzen für den Datenaustausch wichtiger Projektunterlagen mit Kunden oder Geschäftspartnern einen Cloudspeicher oder File Sharing Dienste wie Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive oder WeTransfer. Mit diesen Lösungen ist jedoch weder der Datenschutz ausreichend sichergestellt noch können damit die meisten Compliance Richtlinien in Unternehmen eingehalten werden. Tatsächlich haben Filesharing Anbieter wie Dropbox und Co. die Nutzung von Cloud Speichern vor einigen Jahren erst populär gemacht – auch in Unternehmen. Neben den amerikanischen Anbietern Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive oder Hightail bietet der Markt inzwischen unzählige, oft kostenlose, Alternativen an Cloud Speichern, Cloud Storage, File Sharing und File Hosting Services. Doch Vorsicht: Was in puncto Sicherheit für den privaten Gebrauch genügen mag, kann selbstverständlich nicht für die Prozesse beim Datenaustausch in Ihrem Unternehmen gelten: Wenn es darum geht, sensible Unterlagen wie Bilanzen, Konstruktionszeichnungen oder Verträge auszutauschen, ist ein virtueller Datenraum, wie zum Beispiel netfiles, die einzig sichere Lösung. Mit den herkömmlichen Cloudspeicher-, Filesharing oder Filehosting Services sind vertrauliche Daten weder vor Wirtschaftsspionage noch vor anderem Missbrauch ausreichend geschützt. Besonders auch bezüglich ihrer Funktionalität und der Kontrollmöglichkeiten bieten die herkömmlichen Filesharing Services weitaus weniger als ein virtueller Datenraum. Primär ist es schließlich der unternehmensübergreifende Datenaustausch mit Geschäftspartnern, der – neben der Gefahr, dass die Daten in falsche Hände gelangen – das Risiko birgt, dass die Compliance Vorgaben in Unternehmen nicht eingehalten werden, und das oft unwissentlich. Nicht zuletzt mit immer neu hinzukommenden Regularien und wachsenden Compliance-Vorgaben werden Sicherheit und Datenschutz in puncto unternehmensübergreifenden Datenaustausch zukünftig mehr denn je Priorität in Unternehmen haben. Vergleich: virtueller Datenraum contra File Sharing Services. Ein virtueller Datenraum bietet wirklich sichere und nachvollziehbare Zusammenarbeit im Unternehmen und über deren Grenzen hinweg. Beim virtuellen Datenraum steht der Aspekt Sicherheit stets über der Möglichkeit, Daten möglichst weiträumig zu teilen – Letzteres hat in der Regel bei der Nutzung von File Sharing Services Priorität. Die Liste der Funktionen, die ein virtueller Datenraum zusätzlich bietet, ist entscheidend für den sicheren Datenaustausch zwischen Unternehmen: Die prägnanteste Unterscheidung im Vergleich zu Filesharing Services stellen die Sicherheitsfunktionen dar. Was von herkömmlichen Cloudspeicher Lösungen wie Dropbox oder GoogleDrive nicht bewerkstelligt werden kann, sind für Unternehmen essentielle Funktionen wie beispielsweise
rollenbasierte, benutzerspezifische Zugriffsrechte auf Dokumente,
Dokumente vor Drucken und Download zu schützen,
die Nachverfolgung der Logins, Lesezugriffe, Uploads und Downloads,
einen zusätzlichen Dokumentenschutz über Wasserzeichen,
die Möglichkeit, Kennwortrichtlinien für Benutzer des Datenraums zu definieren,
eine automatische Dokumentenversionierung,
und eine 256 Bit starke Verschlüsselung der Dateiablage.
Datenschutz: Der virtuelle Datenraum mit großem Plus vor Dropbox & Co. Selbstredend ist das Thema Verschlüsselung gerade für Unternehmen von höchster Relevanz. Jedoch: Eine verschlüsselte Datenübertragung ist nur ein Teil der Sicherheitskette. Die Speicherung bzw. die Ablage der Daten in der Cloud sollte unbedingt auch verschlüsselt erfolgen. Und hier können sich Anwender des netfiles Datenraums auf eine 256 Bit starke Verschlüsselung der Daten verlassen. Zusätzlich bietet Ihnen die netfiles GmbH im Vergleich zu amerikanischen Anbietern Vorteile im Hinblick auf den Datenschutz bzw. Schutz vor dem potentiellen Zugriff staatlicher Organe. Die netfiles GmbH ist ein deutsches Unternehmen mit Sitz, Entwicklung und Hosting in Deutschland und arbeitet nach den strengen gesetzlichen Datenschutzvorschriften der Bundesrepublik Deutschland und Anforderungen der EU (Datenschutzrichtlinien und DSGVO). Die netfiles Server befinden sich ausschließlich in hochsicheren, zertifizierten Rechenzentren in Deutschland. Modernste Software-, Verschlüsselungs- und Sicherheitstechnologien stellen sicher, dass Ihre wertvollen Daten in netfiles zuverlässig vor unbefugtem Zugriff und Datenverlust geschützt sind.
Fazit: Es liegt auf der Hand, dass virtuelle Datenräume den File Sharing Services in puncto Sicherheit und Funktionalität weitaus überlegen sind. Wenn es darum geht, unkritische Dateien weitläufig zu teilen, ohne diese nachhaltig kontrollieren oder Compliance Anforderungen einhalten zu müssen, mag vielleicht der Einsatz von File Sharing Services wie Dropbox oder Google Drive genügen. Der virtuelle Datenraum hingegen ist für den professionellen Gebrauch in Unternehmen geeignet und bietet maximale Sicherheit für den revisionssicheren Austausch geschäftskritischer Daten.