Der Einsatz eines virtuellen Datenraums geht heute weit über den Anwendungsfall im Rahmen einer Due Diligence hinaus. Auch in der täglichen Arbeitswelt werden seit einigen Jahren immer öfters virtuelle Datenräume, insbesondere bei der Online-Zusammenarbeit und dem Datenaustausch in Projektteams eingesetzt. Unsere Arbeitswelt wird immer internationaler und dezentraler, Projektteams arbeiten heute regelmäßig an verschiedenen Standorten und setzten sich aus unterschiedlichen Unternehmen zusammen. Dabei ist der sichere Zugriff auf einen stets aktuellen Datenbestand von essentieller Bedeutung für alle Projektbeteiligten. Bisherige Lösungen wie E-Mail oder Filehosting-Dienste (z.B. Dropbox oder Google Drive) sind weder ausreichend sicher noch praktikabel. Ein Austausch von bearbeiteten Dokumenten per E-Mail verursacht schnell ein Versionschaos und erfolgt in der Regel unverschlüsselt und bietet somit keine ausreichende Sicherheit im Hinblick auf Wirtschaftsspionage oder Datenschutz. Auch der Einsatz von Filehosting-Diensten ist aufgrund des meist US-amerikanischen Hintergrunds der Anbieter für europäische Unternehmen keine Alternative, da hier kein ausreichender Datenschutz nach DSGVO gewährleistet werden kann.
Ein virtueller Datenraum, wie beispielsweise des deutschen Anbieters netfiles, bietet Projektteams eine sichere und sehr einfach zu bedienende Lösung für den standort- und unternehmensübergreifenden Datenaustausch und die gemeinsame Bearbeitung von Office-Dokumenten. Der netfiles Datenraum kann sofort, ohne Installation von Software direkt über einen Webbrowser genutzt werden. Sämtliche Dokumente werden sowohl bei der Übertragung als auch Speicherung im Datenraum sicher nach dem AES-256 Standard verschlüsselt. Über detaillierte Zugriffsrechte können individuelle Lese- und Schreibrechte auf Dokumente vergeben werden und Administratoren haben über ein Aktivitätsprotokoll jederzeit volle Kontrolle über alle Vorgänge im Datenraum. Mit der integrierten LibreOffice (Collabora) Funktion können netfiles Benutzer Office Dokumente wahlweise auch online, direkt im Webbrowser bearbeitet werden. Verschiedene Versionen eines Dokuments verwaltet der netfiles Datenraum automatisch und schützt Dokumente während der Bearbeitung.