Was ist ein Datenraum?

Der Begriff Datenraum stammt aus dem Umfeld der Due Diligence. Diese Prüfungen sind bei allen Formen von Unternehmenstransaktionen – wie Fusionen und Käufen (Mergers & Acquisitions, M&A) oder Betriebsübergängen – sowie bei Immobilientransaktionen üblich. Ursprünglich bezeichnete der Datenraum tatsächlich einen physischen Raum. In diesem stellte der Verkäufer alle relevanten Dokumente in Papierform zur Einsichtnahme bereit – für potenzielle Käufer, Wirtschaftsprüfer oder Berater. Die Räume waren streng gesichert und nur autorisierten Personen zugänglich.

Im Zuge der fortschreitenden Globalisierung und Digitalisierung von Geschäftsprozessen erwiesen sich physische Datenräume jedoch als nicht mehr zeitgemäß und praktikabel. Schon seit den frühen 2000er-Jahren lösten daher virtuelle Datenräume ihre physischen Vorgänger nach und nach ab.

Bei Mergers & Acquisitions sowie bei Maßnahmen zur Kapitalbeschaffung zählen Due-Diligence-Prüfungen zum Standard-Repertoire. Dabei werden unter anderem finanzielle, rechtliche und steuerliche Aspekte bewertet. Gerade bei M&A-Transaktionen oder bei einer Vendor Due Diligence (VDD) werden in der Regel auch das Marktumfeld, die Wettbewerbssituation sowie betriebliche Abläufe analysiert. Und seit geraumer Zeit fehlt bei keiner M&A Due Diligence mehr die Prüfung der ESG-Aspekte (Environmental, Social and Governance) eines Unternehmens. 

In einem virtuellen Datenraum lassen sich die für eine Due Diligence benötigten umfangreichen Unterlagen ­sicher und übersichtlich bereitstellen: egal ob Bilanzen, Verträge, Lizenzvereinbarungen, Nachweise zur Lieferkette oder Informationen zur Kundenstruktur und Vertriebsstrategie.

Ein virtueller Datenraum (VDR) ist eine internetbasierte sichere Anwendung für den digitalen Datenaustausch und die Online-Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg. Der VDR erlaubt es autorisierten Benutzern, standortunabhängig auf vertrauliche Dokumente und sensible Daten zuzugreifen. Virtuelle Datenräume haben nicht nur Due-Diligence-Prüfungen vereinfacht und beschleunigt. Auch andere Anwendungsszenarien – wie beispielsweise Immobilienmanagement, Bauprojektplanung oder Mandantenkommunikation – profitieren mittlerweile stark davon, dass Dokumente in einem VDR strukturiert bereitgestellt werden und rund um die Uhr weltweit verfügbar sind. Idealerweise sollte ein digitaler Datenraum intuitiv zu bedienen sein, so dass keine Schulungen notwendig sind und die Akzeptanz bei allen Benutzern gewährleistet ist.

Virtuelle Datenräume wie beispielsweise von netfiles gewährleisten in allen Anwendungsszenarien höchstmöglichen Schutz für einen sicheren Datenaustausch. Zu den getroffenen Sicherheitsmaßnahmen zählen beispielsweise Serverhosting in zertifizierten hochsicheren Rechenzentren, Verschlüsselungstechnologien wie SSL/TLS und AES-256 beim Übertragen und Speichern der Daten sowie 2-Faktor-Authentifizierung und das Passkey-Verfahren beim User-Login.

Über granulare Zugriffsrechte steuert der Datenraum-Administrator, welche Benutzer oder Benutzergruppen Dokumente sehen, bearbeiten, herunterladen oder drucken dürfen. Besonders sensible Dokumente lassen sich zusätzlich mit Wasserzeichen schützen und vertrauliche Passagen, wie etwa personenbezogene Daten, schwärzen. Dies ist besonders wichtig im Rahmen einer Due Diligence, wo streng vertrauliche Informationen einem Kreis aus Interessenten, Wirtschaftsprüfern, Rechtsanwälten und Unternehmensberatern zur Verfügung gestellt werden.

Versionierung, digitale Archivierung, automatische Benachrichtigung bei Änderungen und leistungsstarke Suchfunktionen vereinfachen Collaboration und Projektarbeit.

Ein virtueller Projektraum für das Bauwesen ermöglicht allen Projektbeteiligten, auf einen konsistenten Datenbestand zuzugreifen und relevante Informationen zentral zu verwalten. Er unterstützt in allen Bauphasen bei Aufgaben wie Planung, Management und Controlling durch eine übersichtliche Dokumentenverwaltung. Integrierte Kommunikationswerkzeuge tragen zur termingerechten Fertigstellung von Projekten bei.

Im Immobilienmanagement werden im VDR primär Dokumente wie Baupläne, Kaufverträge, Genehmigungen oder Mietverträge zentral verwaltet und bereitgestellt. So arbeiten Eigentümer, Mieter, Verwalter und andere Stakeholder effizienter zusammen und verfügen über mehr Transparenz während des gesamten Projektverlaufs – sowohl bei der Immobilienverwaltung als auch bei Immobilientransaktionen.

Ein effektives Sitzungsmanagement (Board Management) ist entscheidend für die erfolgreiche Arbeit von Gremien, wie Vorstand und Aufsichtsrat, sowie von Organisationen und Vereinen. Ein virtueller Datenraum unterstützt das zentrale Planen, Durchführen und Nachverfolgen von Sitzungen. Er bietet Funktionen zum Erstellen von Tagesordnungen, Verwalten von Teilnehmerlisten und Dokumentieren von Beschlüssen. Für eine optimale Vorbereitung der Teilnehmer lassen sich alle relevanten Dokumente und Materialien vorab im VDR bereitstellen. Die Vertraulichkeit der ausgetauschten Unterlagen ist zum einen gewährleistet, da weder IT-Administratoren noch Mitarbeiter des Datenraumanbieters auf diese Daten zugreifen können. Zum anderen, weil sich über optionale Sicherheitseinstellungen das Drucken und die Weitergabe von Dokumenten an unberechtigte Dritte verhindern lässt. Für ein weiteres Plus in puncto Sicherheit sorgt ein revisionssicheres Protokoll, das lückenlos jede Aktivität im Datenraum dokumentiert.

Ob beim Arbeiten im Homeoffice oder in verteilten Projektteams, beim Durchführen von Ausschreibungen oder für die Unternehmensberichterstattung – ein virtueller Projekt- beziehungsweise Datenraum erlaubt es Teams, Dateien einfach und sicher auszutauschen. Über Unternehmens- und Ländergrenzen hinweg. In netfiles Datenräumen können Office-Dokumente direkt online bearbeitet werden und auch Videokonferenzen sind direkt aus dem Datenraum möglich. Eine integrierte Wiki-Funktion bietet Arbeitsgruppen zudem frei definierbare Bereiche zur gemeinsamen Arbeit an Inhalten – ideal für Ideensammlungen, Spezifikationen, Dokumentationen oder Projektnotizen.