Belimed und netfiles: Einsatz eines virtuellen Datenraums für die standortübergreifende Zusammenarbeit bei einem international tätigen Unternehmen

Die Belimed AG mit Firmenzentrale in der Schweiz ist ein weltweit führender Anbieter von innovativen Systemlösungen für Reinigung, Desinfektion und Sterilisation in den Bereichen Medical und Life Science. Das Unternehmen produziert an vier Standorten in Europa, beschäftigt rund 1200 Mitarbeitende in zehn Ländern und ist mit einem Netz eigener Vertriebsgesellschaften und autorisierter Geschäftspartner in mehr als 80 Ländern vertreten. Der deutsche Standort befindet sich in Mühldorf am Inn. Für das standortübergreifende Dokumenten- und Projektmanagement setzt das Unternehmen auf die webbasierte Lösung netfiles des gleichnamigen Anbieters.

Ausgangspunkt: Sicherer Datenaustausch zwischen Firmen-Standorten

„Wir suchten nach einer leistungsfähigen und benutzerfreundlichen Lösung für den sicheren Datenaus- tausch zwischen den Belimed-Standorten in Deutschland und Slowenien“, beschreibt Edgar Sauer, Leiter Qualitätsmanagement bei Belimed Deutschland, die Ausgangssituation im Jahr 2006. Konkret ging es damals um die Verwaltung von mehr als 10.000 Konstruktionszeichnungen, die Mitarbeitern in Deutschland und Slowenien zum Austausch und zur Bearbeitung zur Verfügung gestellt werden mussten. Die bisher angewandte Praxis, sich die Unterlagen per E-Mail hin- und herzuschicken, erwies sich als einfach nicht mehr tragbar. Riesige Datenmengen wurden bewegt, eine Versionskontrolle war unmöglich. Durch einen persönlichen Kontakt wurde Herr Sauer dann auf die Lösung netfiles Dataroom aufmerksam.

Die im Cloud Computing-Modell angebotene Lösung bietet einen virtuellen Datenraum für den standort- übergreifenden Datenaustausch und die sichere Bereitstellung hochvertraulicher Dokumente beispielsweise im Rahmen von Due Diligence Prüfungen, Forschungs- und Entwicklungsprojekten, sowie Immobilien- und sonstigen Finanztransaktionen.

Die Server von netfiles befinden sich in einem hochsicheren Rechenzentrum in Deutschland. Das Rechenzentrum bietet umfassende Sicherheitssysteme und eine Überwachung 24 Stunden lang an 365 Tagen, mehrstufige Zutrittskontrollen, automatische Brandschutzsysteme, Klimatisierungstechnik, unterbrechungs- freie Stromversorgung und eine direkte Anbindung an das Internet Backbone. Die IT-Sicherheitsverfahren wurden vom TÜV Süd nach ISO/IEC 27001 zertifiziert. Als in Deutschland ansässiger Anbieter unterliegt das Unternehmen den strengen Auflagen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). „Die Ablage unserer Dokumente und Daten auf den netfiles-Servern ist auf jeden Fall sicherer als der Versand per E-Mail“, ist sich Edgar Sauer sicher.

Bevor sich Belimed allerdings für den Einsatz von netfiles entschied, wurde die Lösung einer umfassenden Evaluierung durch die eigene IT-Abteilung unterzogen, den die Lösung allerdings rasch bestand. Sauer er- innert sich: „Unsere IT-Kollegen hatten sich damals bereits am Markt nach entsprechenden Lösungen umgesehen, allerdings nichts Geeignetes gefunden.“ Einer der Hauptgründe, der zur Entscheidung für netfiles führte, war die einfache Implementierung und die hohe Benutzerfreundlichkeit. Gerade der zweite Aspekt war für Edgar Sauer ausschlaggebend. Er erklärt: „Für die Einweisung in das Admin-Tool von netfiles waren keine umfangreichen Schulungen notwendig, es genügte eine knapp zweistündige Einweisung. Die Benutzeroberfläche ist sehr intuitiv und wird von den Anwendern wegen ihrer Benutzerfreundlichkeit gelobt“.

Virtueller Datenraum für die interne und externe Zusammenarbeit

Mittlerweile nutzt Belimed netfiles nicht mehr nur als reine Dokumentenmanagementlösung für den sicheren Datenaustausch, sondern auch als Projektmanagement- und Collaboration-Tool. Dabei haben nicht mehr nur unternehmensinterne Anwender Zugriff auf Projektdaten und Dokumente, sondern auch externe Projektbeteiligte wie Kunden und Geschäftspartner. Insgesamt nutzen derzeit knapp 100 Mitarbeiter bei Belimed die Lösung, externe Accounts werden projektbezogen ergänzt.

„Der erweiterte Einsatz von netfiles erleichtert nicht nur das unternehmensinterne Projektmanagement, sondern auch das Projektmanagement mit Kunden und Geschäftspartnern“, bestätigt Edgar Sauer. „Dar- über hinaus kann sich die Projektleitung jederzeit einen aktuellen Überblick über das Projekt verschaffen und weiß stets Bescheid, wer gerade an welchem Dokument arbeitet.“

Ein besonderes Augenmerk wurde bei Belimed auf die Rechtevergabe gelegt. „Als Anwender einer solchen Lösung sollte sich jeder vorher gut überlegen, wie die Rechtevergabe geregelt ist, um sicherzustellen, dass jeder nur das sieht, was er auch sehen darf und soll“, erläutert Edgar Sauer aus eigener Erfahrung.

Fazit: Mit netfiles verfügt Belimed über einen benutzerfreundlichen virtuellen Datenraum, der den Anforderungen in einem international tätigen Unternehmen voll gerecht wird. Und es gibt noch eine weitere Zielgruppe, die vom Einsatz von netfiles bei Belimed profitiert. „Unsere Mitarbeiter im Außendienst können über ihre mobilen Endgeräte problemlos auf Informationen und Unterlagen zugreifen, die im netfiles Datenraum abgelegt sind, ohne dass ihnen erst mühevoll ein Zugang auf das Firmennetz eingerichtet werden muss“, nennt Edgar Sauer abschließend einen weiteren wichtigen Grund, sich beim Dokumenten- und Projektmanagement auf netfiles zu verlassen.