Beteiligungsholding Mülheim digitalisiert Verteilung von Aufsichtsratsunterlagen mit netfiles

Im Jahr 2002 wurden nahezu sämtliche städtischen Beteiligungen der Stadt Mülheim an der Ruhr wie zum Beispiel der Flughafen Essen/Mülheim, das Theater an der Ruhr oder die Mülheimer Stadtmarketing- und Tourismus GmbH unter dem Dach der Beteiligungsholding Mülheim an der Ruhr GmbH (BHM) gebündelt. Ziel der BHM ist es unter anderem, die Steuerung der Beteiligungen zu verbessern und ein effektives und effizientes Beteiligungscontrolling sicherzustellen. In der BHM wurden dazu die klassischen Funktionen einer wirtschaftlichen Konzernmutter wie Finanzwesen, Berichtswesen und Controlling, Steuern und Recht sowie strategisches Finanzmanagement aufgebaut. Dabei folgt die BHM bis heute dem Grundsatz, personell schlank zu bleiben. Bei Bedarf werden temporär Leistungen aus dem Angebot der städtischen Beteiligungen oder von externen Dienstleistern bezogen. Zur Bereitstellung und Verteilung von Unterlagen an die Mitglieder des Aufsichtsrats verwendet die BHM beispielsweise die virtuelle Datenraumlösung der netfiles GmbH.

„Digitalisierung der Verteilung der Unterlagen für den Aufsichtsrat der BHM“

So beschreibt Roland Wingartz die Vorgabe bei der Suche nach einer entsprechenden Softwarelösung. Neben seiner Haupttätigkeit als Controller für die BHM unterstützt er als IT-/Systemverantwortlicher die einzelnen Beteiligungstöchter bei spezifischen IT-Fragen. In der Regel finden bei der BHM jährlich sechs Aufsichtsratssitzungen statt. Herr Wingartz erinnert sich: „Lange Zeit wurden die Unterlagen und Dokumente der einzelnen Sitzungen ganz traditionell per Post versandt, der Versuch, auf einen Versand per E-Mail umzusteigen, gestaltete sich als schwierig.“ Denn dabei traten doch einige Schwierigkeiten und Hürden auf. „Zum einen stellten die Volumenbeschränkungen der E-Mail-Postfächer der Empfänger eine immer größere Herausforderung dar. Sind in den Sitzungsunterlagen beispielsweise großformatige Übersichten enthalten, steigt das Datenvolumen der entsprechenden E-Mail rasch an. Einige unserer Aufsichtsratsmitglieder verfügen aber über ein Standard-E-Mail-Konto, bei einem der großen Service Provider wie GMX, T- Online oder Web.de. Diese Konten verfügen aber in der Regel über eine Volumenbegrenzung beim Empfang von E-Mails, so dass der Empfang der Unterlagen geblockt wird. Und auch bei uns bei der BHM ist eine entsprechende Maximal-E-Mail-Größe festgelegt, die wir beim Versand nicht überschreiten dürfen.“

Über eine Internetrecherche und den Einsatz entsprechender Test- und Demostellungen vermittelte Herr Wingartz sich einen ersten Überblick über am Markt verfügbare alternative Lösungen für einen sicheren Datenaustausch.

In die Entscheidungsmatrix, die er den Verantwortlichen der BHM zur Entscheidung vorlegte, nahm Herr Wingartz dann letztendlich drei bis vier Lösungen auf, darunter auch die virtuelle Datenraumlösung netfiles des gleichnamigen Unternehmens. Die im Cloud-Computing Modell angebotene Lösung bietet einen virtuellen Datenraum für den standortübergreifenden Datenaustausch und die sichere Bereitstellung hochvertraulicher Dokumente, beispielsweise Geschäftszahlen, technische Zeichnungen, Vertragsunterlagen, etc..

Die Lösung funktioniert über jeden konventionellen Internet-Browser, ohne dass eine Software installiert werden muss. Sowohl der Up- und Download, als auch die Ablage von Dateien in netfiles erfolgt ver- schlüsselt. Detaillierte Zugriffsrechte regeln, welche Benutzergruppen welche Dokumente sehen, herunter- laden und bearbeiten dürfen. Die netfiles Server stehen in zwei unterschiedlichen Hochsicherheitsrechenzentren mit umfassenden Sicherheitssystemen in Deutschland. Die IT-Sicherheitsverfahren wurden vom TÜV Süd nach ISO/IEC 27001 zertifiziert. Als in Deutschland ansässiger Anbieter unterliegt das Unter- nehmen den strengen Auflagen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und ab Mai 2018 der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

„Das System muss dem Prozess folgen und nicht umgekehrt“

Mit diesem Zitat seines Chefs erklärt Roland Wingartz, weshalb sich die BHM letztendlich für netfiles ent- schied. Er erläutert: „Bei den anderen Lösungen wäre es teilweise erforderlich gewesen, unsere bereits etablierten Prozesse und Arbeitsabläufe zu verändern und an die Funktionalität der Lösung anzupassen. Bei netfiles konnten wir dagegen alle Prozesse und Workflows beibehalten und die Lösung daran anpas- sen.“

Seit Januar 2017 ist netfiles bei der BHM im Einsatz. Im Herbst entschied sich dann auch eine Beteiligungstochter, die virtuelle Datenraumlösung im Unternehmen einzusetzen. Derzeit laufen die Gespräche mit ei- nem weiteren Tochterunternehmen über den Einsatz von netfiles.

„netfiles besticht durch seine einfache Bedienbarkeit“, fasst Roland Wingartz seine Erfahrungen aus zwölf Monaten Praxiseinsatz zusammen. Dies gilt zum einen für den Endanwender. Herr Wingartz erklärt: „Im Aufsichtsrat der BHM sitzen Mitglieder verschiedenster Altersgruppen mit unterschiedlicher IT-Affinität und unterschiedlich ausgeprägten Internetkenntnissen. Alle kamen von Anfang an mit netfiles bestens zurecht. Die intuitive Benutzeroberfläche benötigt nur eine kurze Einweisung und ist im täglichen Einsatz mehr oder weniger selbsterklärend.“ Und deshalb wundert sich der IT-Experte nicht, das bisher keinerlei Anfragen zur Nutzung von netfiles von Endanwenderseite bei ihm eingetroffen sind, obwohl die Lösung umfassend ge- nutzt wird.

Auf der anderen Seite hilft die Einfachheit von netfiles auch auf der Betreiberseite. „Für den Einsatz von net- files sind quasi keine Ingangsetzungsaufwendungen und damit auch keine Kosten verbunden. Die Abrechnung erfolgt nutzungsabhängig, um den Betrieb der Lösung kümmert sich der Service Provider“, bestätigt Roland Wingartz.

Datenschutz und Cloud Computing: 
Serverstandort als ausschlaggebendes Entscheidungskriterium

Die Themen Datenschutz und Datensicherheit spielen für die Dokumentenverteilung in Aufsichtsräten eine entscheidende Rolle. Immerhin handelt es sich dabei um nicht öffentliche Gremien. Aus diesem Grund spielten Datenschutz und Datensicherheit natürlich auch bei der BHM-Entscheidung für netfiles eine zentrale Rolle.

Herr Wingartz erläutert: „Unser eingangs erwähnter Grundsatz, personell ‚schlank‘ zu bleiben, hat natürlich auch Auswirkungen auf die IT-Infrastruktur. Wir betreiben keine eigene IT und wären dazu personell auch gar nicht in der Lage. Unabhängig vom Thema Cloud Computing wäre eine Datenraumlösung also sowieso von einem Dritten, z.B. der Stadt Mülheim betrieben worden.“ Dass sich die BHM letztendlich für einen externen Service Provider entschied, erklärt Roland Wingartz mit den umfangreichen Maßnahmen in den Be- reichen Datenschutz und Datensicherheit, die das Unternehmen netfiles beim Betrieb ihre Datenraumlösung betreibt. Das letztendlich ausschlaggebende Kriterium im Bereich Betriebsmodell und Datenschutz, so Wingartz, sei allerdings – auch im direkten Vergleich zu anderen Lösungen – der Serverstandort Deutsch- land gewesen.

netfiles bei der Beteiligungsholding Mülheim an der Ruhr: Digitalisierung der Kom- munikation im Aufsichtsrat wurde erreicht

Abschließend zieht Roland Wingartz ein sehr positives Fazit aus dem bisherigen Einsatz von netfiles bei der BHM. Die Lösung erfordert kaum Aufwand für Implementierung und Konfiguration und passt sich ein- fach den bestehenden Prozessen an. Anwender kommen unabhängig vom IT-Knowhow problemlos mit der Lösung zurecht, so dass so gut wie kein Anwendersupport erforderlich ist. Und treten doch einmal Fragen auf, steht netfiles innerhalb kürzester Zeit mit Rat und Tat zur Seite. „netfiles besticht eben durch seine Einfachheit“, resümiert ein zufriedener Roland Wingartz.