Hartz, Regehr & Partner GmbH bietet Kunden in der Vermögensverwaltung webbasiertes Reporting über virtuellen Datenraum von netfiles

Hartz, Regehr & Partner mit Sitz in München ist eine der führenden Vermögensverwaltungen in Deutschland. Im Mittelpunkt der Tätigkeit des Unternehmens steht die unabhängige Verwaltung größerer Privatvermögen. Mit derzeit etwa 50 Mitarbeitern kümmert sich Hartz, Regehr & Partner dabei umfassend um alle Vermögensbelange seiner Kunden. Als zusätzliche Option zum traditionellen regelmäßigen Reporting per Postversand bietet das Unternehmen seinen Kunden mittlerweile die Möglichkeit, per Internet sicher auf die Berichtsunterlagen zugreifen zu können und setzt dabei die virtuelle Datenraumlösung netfiles des gleichnamigen Anbieters ein.

Regelmäßiges Reporting als wichtiger Bestandteil der Vermögensverwaltung

Das regelmäßige Reporting der Aktivitäten im Rahmen der Vermögensverwaltung ist ein wichtiger Bestandteil der Dienstleistungen von Hartz, Regehr & Partner für seine Kunden. „Unsere Kunden erhalten zweimal im Jahr per Post Berichte über den Stand und die Entwicklung des Vermögens. Auf Kundenwunsch können aber auch kürzere Berichtszyklen – quartalsweise oder sogar monatlich – vereinbart wer- den“, erklärt Nikolaus Kemser, IT-Leiter bei Hartz, Regehr & Partner, die bisherige Vorgehensweise. „In der Vergangenheit äußerten allerdings immer mehr Kunden den Wunsch, ergänzend zum postalischen Ver- sand die Berichte auch in elektronischer Form zu erhalten.“ Da es sich bei den im Rahmen des Reporting versandten Unterlagen um vertrauliche Daten handelt, schied ein konventioneller Versand per E-Mail von vorneherein aus. Thomas Steininger, verantwortlich für das Thema Datenraum bei Hartz, Regehr & Partner, bestätigt: „Es war uns klar, dass der Versand der Berichte per E-Mail allein schon aus Datenschutz- und Datensicherheitsgründen keine Option darstellt.“ Die Überlegungen, für den E-Mail-Versand eine zusätzliche Verschlüsselungslösung einzusetzen, wurden schnell verworfen. Thomas Steininger: „Wir wollten un- sere Kunden keine zusätzlichen technischen Hürden durch Installation von Software, wie z.B. Entschlüsselungssoftware in den Weg stellen und suchten deshalb nach einer Möglichkeit, ihnen den einfachen, aber sicheren Zugriff auf ihre vertraulichen Unterlagen zu ermöglichen.“

Nach Gesprächen mit IT-Spezialisten und ergänzender Internet-Recherche kristallisierte sich dann schnell eine Reihe von Anbietern von Lösungen für virtuelle Datenräume heraus. Die Entscheidung fiel dann letzt- endlich auf das Unternehmen netfiles und dessen gleichnamige Lösung.

Die im Cloud Computing-Modell angebotene Lösung bietet einen virtuellen Datenraum für den standort- übergreifenden Datenaustausch und die sichere Bereitstellung hochvertraulicher Dokumente beispielsweise im Rahmen von Due Diligence Prüfungen, Forschungs- und Entwicklungsprojekten, sowie Immobilien- und sonstigen Finanztransaktionen. Darüber hinaus funktioniert die Lösung über jeden konventionellen Internet-Browser, ohne dass eine Software installiert werden muss.

Die Server von netfiles befinden sich in einem hochsicheren Rechenzentrum in Deutschland. Das Rechenzentrum bietet umfassende Sicherheitssysteme und eine Überwachung 24 Stunden lang an 365 Tagen,

mehrstufige Zutrittskontrollen, automatische Brandschutzsysteme, Klimatisierungstechnik, unterbrechungs- freie Stromversorgung und eine direkte Anbindung an das Internet Backbone. Die IT-Sicherheitsverfahren wurden vom TÜV Süd nach ISO/IEC 27001 zertifiziert. Als in Deutschland ansässiger Anbieter unterliegt das Unternehmen den strengen Auflagen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

„Das Komplettpaket, das uns von netfiles angeboten wurde, erschien uns als am besten geeignet für unsere Anforderungen“, erläutert Nikolaus Kemser die Gründe für die Entscheidung. Darüber hinaus ist die Lösung sehr benutzerfreundlich. Unsere Kunden müssen nichts installieren, sondern greifen einfach über den Webbrowser auf ihre Dokumente und Unterlagen zu.“

Im Rahmen der Implementierung von netfiles für Hartz, Regehr & Partner wurde die Benutzeroberfläche von netfiles an die Corporate Identity der Vermögensverwalter angepasst. Besonders interessant und wichtig ist für Hartz, Regehr & Partner die netfiles Genehmigungsfunktion nach dem Vier-Augen Prinzip. Erst wenn zwei Mitarbeiter von Hartz, Regehr & Partner ein Dokument freigeben, ist es öffentlich im Datenraum verfügbar. Zudem wurde gemeinsam eine Schnittstelle entwickelt, die es Hartz, Regehr & Partner ermöglicht, die Kundenberichte direkt aus der Vermögensverwaltungssoftware in den jeweiligen Datenraum zu laden. Auch hier greift die Genehmigungsfunktion nach dem Vier-Augen Prinzip.

Inhouse-Betrieb keine Option

Die Tatsache, dass netfiles ausschließlich im Cloud Computing-Modell angeboten wird, war ein wichtiger Aspekt bei der Hartz, Regehr & Partner-Entscheidung. „Ein Inhouse-Betrieb einer solchen Lösung war für uns von Anfang an keine wirkliche Option“, erläutert Thomas Steininger. „Wir betreiben zwar ein eigenes IT-System, suchen aber stets nach Möglichkeiten, IT-Services nach außen zu verlagern, um uns auf unsere eigentlichen Kernkompetenzen konzentrieren zu können. Alle Vorgaben in Bezug auf Datenschutz und Datensicherheit sind vertraglich geregelt und abgesichert. Zudem konnte uns netfiles davon überzeugen, dass diese Themen höchste Priorität beim Betrieb der Lösung spielen.

Darüber hinaus erhalten die Kunden von Hartz, Regehr & Partner mit netfiles die Möglichkeit, überall und zu jeder Zeit via Internet auf ihre Daten und Unterlagen zugreifen zu können. „Den Aufwand für den eigenen Betrieb eines solchen Systems können und möchten wir nicht erbringen. Da verlassen wir uns lieber auf die Kollegen von netfiles“, bestätigt Thomas Steininger.

Immer mehr Kunden setzen auf netfiles Datenraum

Seit Anfang 2014 ist netfiles nun bei Hartz, Regehr & Partner im Einsatz. „Der Einstieg in die Lösung er- folgte sukzessive, denn wir wollten natürlich die Anwendung zuerst einmal im Praxisalltag kennenlernen und auch unseren Kunden die Möglichkeit geben, sich an diese neue Art des Berichtswesens zu gewöhnen“, erklärt Nikolaus Kemser. Darüber hinaus wurden die ersten Erfahrungen genutzt, um noch ein paar Anpassungen vorzunehmen. Mittlerweile nutzen immer mehr Kunden von Hartz, Regehr & Partner netfiles. Thomas Steininger erklärt: „Der physische Versand der Berichte ist derzeit zwar immer noch Versandart Nr. 1. Wir bieten mittlerweile allen unseren neuen Kunden die Möglichkeit, sich einen virtuellen Datenraum ein- richten zu lassen und stellen ein kontinuierlich steigendes Interesse fest.“

Mit der Zusammenarbeit mit netfiles ist der IT-Verantwortliche von Hartz, Regehr & Partner sehr zufrieden. Er resümiert: „Alle unsere Erwartungen an die Lösung wurden erfüllt, alle Versprechen eingehalten. Die Zusammenarbeit bei Konzeption, Implementierung und Betrieb verlief bisher reibungslos. Dank netfiles, das alle Unterlagen an einer zentralen Stelle speichert und den sicheren Zugriff auf vertrauliche Daten ermöglicht, egal wo sich unsere Kunden gerade auf der Welt befinden, können wir unsere Kunden einen attraktiven zusätzlichen Service bieten.“