Rosenberger Gruppe nutzt virtuellen Datenraum von netfiles als Plattform zum weltweiten Dokumentenaustausch

Das Unternehmen Rosenberger ist ein weltweit führender Hersteller von Verbindungslösungen in der Hochfrequenz- und Fiber-Optik-Technologie. Zu den Kunden des Unternehmens mit Firmenzentrale im bayrischen Fridolfing zählen namhafte Unternehmen aus Mobil- und Telekommunikation, Datentechnik, Medizinelektronik, Industrielle Messtechnik, Automobil-Elektronik und Elektromobilität. Der Bereich "Präzisionsfertigung" von Rosenberger genießt als Zulieferer von Einzelteilen für technisch anspruchsvolle Geräte und Anlagen weltweit hohes Ansehen. Rosenberger beschäftigt weltweit 8 500 Mitarbeiter am Hauptsitz in Deutschland, den Fertigungs- und Montage-Standorten sowie den Vertriebsniederlassungen in Europa, Asien sowie Nord- und Südamerika. Für den Austausch von Dokumenten zwischen den einzelnen Standorten der Firmengruppe sowie mit Kunden und Geschäftspartnern auf der ganzen Welt setzt Rosenberger die virtuelle Datenraumlösung netfiles (www.netfiles.de) des gleichnamigen Anbieters ein.

Dokumentenaustausch in einem internationalen Unternehmen: 
 Datensicherheit und große Dateien als Herausforderung

Für ein international tätiges Unternehmen wie Rosenberger spielt der reibungslose Austausch von Dokumenten eine zentrale Rolle im täglichen Business. Allerdings gehört es auch zum Alltag eines international tätigen Unternehmens, dass es im Laufe der Zeit aufgrund der unterschiedlichen Anforderungen zu diversen „Insellösungen“ kommt.

„Die Mitarbeiter der Firmenzentrale hier in Fridolfing können über ein lokales Netzwerk auf Dokumente und Unterlagen zugreifen. Alle anderen Standorte und Tochterunternehmen benötigen dafür eine entsprechende Softwarelösung“, beschreibt Edwin Andrasch die Situation bis zum Jahr 2016. Herr Andrasch gehört zum IT Business Application Service Team und ist gemeinsam mit seinen Kollegen verantwortlich für die Bereitstellung von Software-Anwendungen, wie z.B. dem ERP-System. In der Regel nutzten die meisten Rosenberger Mitarbeiter in der Vergangenheit die klassische E-Mail für die Übertragung von Dokumenten und Unterlagen, stießen dabei aber immer häufiger an ihre Grenzen. Edwin Andrasch erläutert: „Gerade die Übertragung großer Dokumente wie zum Beispiel CAD-Zeichnungen ist aufgrund der bestehenden Volumenbeschränkungen beim Versand von E-Mail-Anhängen – sei es bei uns oder beim Kunden – immer eine Herausforderung und sorgte immer häufiger für Schwierigkeiten beim Dokumentenaustausch.“ Darüber hinaus handelt es sich bei einigen der Dokumente um vertrauliche Unterlagen, so dass das Thema Datenschutz und Datensicherheit in den Fokus rückte. „Ziel war es, ein Tool zu finden, dass eine sichere Übertragung selbst großer Dokumente ermöglicht und ein Maximum an Flexibilität – Stichwort Mobilität – beim Zugriff auf die Dokumente ermöglicht.“ Natürlich gab es auch die Anforderung, die unterschiedlichen im Unternehmen eingesetzten Insellösungen zu einer einzigen übergreifenden Plattform zu konsolidieren. Aufgrund einer Empfehlung erfuhr Edwin Andrasch dann im Jahr 2016 von der Firma netfiles und deren gleichnamige Datenraum Lösung.

Einsatz des virtuellen Datenraums von netfiles

Die im Cloud-Computing Modell angebotene Lösung bietet einen virtuellen Datenraum für den standort- übergreifenden Datenaustausch und die sichere Bereitstellung hochvertraulicher Dokumente, beispielsweise Geschäftszahlen, technische Zeichnungen, Vertragsunterlagen, etc. Die Lösung funktioniert über jeden konventionellen Internet-Browser, ohne dass eine Software installiert werden muss. Sowohl der Up- und Download, als auch die Ablage von Dateien in netfiles erfolgt verschlüsselt. Detaillierte Zugriffsrechte regeln, welche Benutzergruppen welche Dokumente sehen, herunterladen und bearbeiten dürfen. Die netfiles Server stehen in zwei unterschiedlichen Hochsicherheitsrechenzentren mit umfassenden Sicherheitssystemen in Deutschland. Die IT-Sicherheitsverfahren wurden vom TÜV Süd nach ISO/IEC 27001 zertifiziert. Als in Deutschland ansässiger Anbieter unterliegt das Unternehmen den strengen Auflagen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und ab Mai 2018 der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Nach einer umfassenden Testphase entschied sich Rosenberger netfiles für die gesamte Firmengruppe einzusetzen. Die lokale Datenablage in der Firmenzentrale besteht zwar weiter, jedoch nutzen alle anderen Standorte und Tochterfirmen netfiles für den Dokumentenaustausch. Darüber hinaus wird die Lösung auch für den Austausch von Dokumenten mit externen Kunden eingesetzt. Rosenberger nutzt bei Bedarf die Managed File Transfer-Funktion von netfiles. Mit dieser Funktion können Dateien ohne Aufwand auch sicher an Externe außerhalb des Datenraums versendet werden. „Der Empfänger erhält einfach eine E-Mail mit einem entsprechenden Link, über den er auf das Dokument zugreifen kann, ohne dass er sich in den Datenraum einloggen muss. Der Versender wiederum kann kontrollieren, dass auch tatsächlich nur der Empfänger auf das Dokument zugreifen kann, dem er diesen Zugriff ermöglichen möchte“, beschreibt Ed- win Andrasch. Er erklärt weiter: „netfiles entspricht mit seinem Lösungsumfang genau den von uns festgelegten Anforderungen.“ Darüber hinaus ist die Lösung sehr benutzerfreundlich. Die Anwender – Rosenberger Mitarbeiter oder externe Kunden/Geschäftspartner – müssen nichts installieren, sondern greifen ein- fach über den Webbrowser auf ihre Dokumente und Unterlagen zu. Der Dokumentenzugriff ist in einem Internetcafe in Indien genauso möglich wie unterwegs über Smartphone, Tablet, iPad-App oder im Büro über den PC.“

Entscheidung für Cloud-Computing Modell

Die Tatsache, dass netfiles ausschließlich im Cloud-Computing Modell angeboten wird, war für Rosenberger ein wichtiges Entscheidungskriterium: Edwin Andrasch erklärt: „Selbstverständlich wären wir in der Lage gewesen eine solche Lösung auch, wie man so schön sagt, mit Bordmitteln unternehmensintern zu betreiben. Allerdings war das von netfiles angebotene Gesamtpaket – inklusive Cloud-Computing Betriebsmodell – so attraktiv, dass wir uns entschieden dieses Angebot anzunehmen.“ Die mit dem Cloud-Be- trieb verbundenen Fragen in Bezug auf den Datenschutz und das Einhalten datenschutzrechtlicher Vorgaben wurden im Vorfeld von den Datenschutzexperten in der Rosenberger Rechtsabteilung geprüft. Letzt- endlich gab es auch von dieser Seite „grünes Licht“ und so stand einem Einsatz von netfiles nichts mehr im Weg.

Kunden stehen im Mittelpunkt der Weiterentwicklung von netfiles

Die bisherigen Erfahrungen mit netfiles im täglichen Einsatz bei Rosenberger bestätigen, dass die Entscheidung richtig war. „netfiles erfüllt tagtäglich alle unsere Erwartungen und Anforderungen an ein leistungsfähiges und flexibles Tool zum sicheren Austausch selbst großer Dateien und Dokumente“, bestätigt Edwin Andrasch. Ein besonderes Lob stellt der IT-Experte dem Support von netfiles aus: „Alle Fragen und Anpassungswünsche wurden und werden umfassend und sehr schnell beantwortet und uns steht stets ein kompetenter Ansprechpartner auf netfiles-Seite zur Verfügung.“

Mehr noch: netfiles beteiligt alle seine Kunden aktiv an der Weiterentwicklung der Lösung. Deshalb ist es auch kein reines „Lippenbekenntnis“, wenn netfiles-Geschäftsführer Thomas Krempl bei der Vorstellung der neuesten netfiles-Version erklärt: „Bei der Weiterentwicklung von netfiles steht der Anwender bzw. Interessent mit seinen Anforderungen aus der Praxis im Mittelpunkt. Nicht wir am grünen Tisch entscheiden über neue Funktionen und deren Umsetzung oder Verbesserungen, sondern der Kunde.“ Edwin Andrasch: „Diese Aussage kann ich aus unserer eigenen Erfahrung mit netfiles voll und ganz bestätigen!“